امروزه بیشتر از هر زمان دیگری، اطلاعات موتور محرک کسب و کارها به حساب می‌آید. دسترسی به هر محتوایی در هر زمان و هر مکان یک شاخص مهم و کلیدی برای موفقیت کسب و کارها به حساب می‌آید. سامانه مدیریت اسناد راهبران با دریافت و الکترونیکی نمودن اسناد سازمانی شما، امکان مشاهده، مدیریت و انتقال آن را در هر لحظه و هر مکانی که نیاز داشته باشید در یک بستر امن فراهم می‌آورد. این سامانه، اوراق و مستندات سازمانی را به اطلاعات دیجیتالی دسته بندی می کند و شما را قادر می‌سازد تا کارهای دستی خود را کاهش دهید، به فرایند های کسب و کار خود سرعت ببخشید و کیفیت داده های خود را بهبود دهید. این افزایش سرعت در دسترسی به اطلاعات، توان پاسخگویی سازمان و سرعت خدمات رسانی به مشتریان را افزایش می دهد و مزیت رقابتی پایداری نسبت به رقبا ایجاد خواهد نمود.

قابلیت های سامانه مدیریت اسناد

  • دسترسی سریع و آسان در هر زمان به مستندات سازمانی
  • کاهش هزینه های سازمانی به واسطه صرفه جویی در منابع سازمانی و زمان
  • امکان نمایه سازی قوی جهت سهولت جستجو و دسترسی به اطلاعات در کمترین زمان
  • عدم نیاز به افزایش نیروی انسانی متناسب با افزایش حجم مستندات
  • افزایش ایمنی فیزیکی پرونده ها و مستندات و سهولت در نگهداری
  • عدم نیاز به جابجایی فیزیکی مستندات و اطلاعات
  • امکان تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و اطلاعات
  • سهولت در کنترل و حفاظت اطلاعات با قابلیت تعیین سطوح دسترسی
  • امکان بهره مندی از گزارش‌های جامع و متنوع
  • کاهش فضای فیزیکی مورد نیاز جهت ذخیره سازی مستندات
  • پایبندی به تعهدات اجتماعی و زیست محیطی و تبدیل شدن به سازمان سبز با صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • امکان تعریف انواع پرونده (نوع پرونده بالاترین دسته بندی می باشد).
  • امکان تعریف انواع اجزای پرونده
  • امکان تعریف انواع سطوح بایگانی فیزیکی به صورت سلسله مراتبی و نامحدود
  • امکان تعریف نام و مشخصات برای هر سطح
  • تعیین محل نگهداری هر پرونده با استفاده از اطلاعات فوق
  • امکان تعریف انواع امکان تعریف انواع سطوح بایگانی الکترونیک به صورت سلسله مراتبی و نامحدود
  • امکان تعریف انواع فایلهای قابل قبول در سطح
  • امکان تعریف دسته بندی نامحدود
  • امکان انتساب دسته بندی های مختلف به اسناد
  • امکان اتصال به اسکنر و دریافت مستقیم فایل اسکن شده
  • امکان تعیین پارامترهای مختلف اسکن
  • امکان اسکن اسناد در سایز های مختلف
  • استفاده از تکنولوژی تصویربرداری CCD یا CIS
  • امکان تعیین نوع اجزای یک پرونده در زمان اسکن
  • امکان انجام کلیه عملیات روی پرونده از طریق وب سرویس توسط سیستم های دیگر ذینفع
  • کنترل همزمانی ویرایش پرونده ها با عملیات CheckIn/CheckOut
  • امکان Undo Checkout توسط کاربر و مدیر سیستم
  • امکان قفل گذاری روی پرونده ها جهت جلوگیری از

 

  • امکان نگهداری نسخ مختلف از یک پرونده
  • امکان بازگشت به یک نسخه خاص (تبدیل یکی از نسخ سابقه به نسخه اصلی و فعال)
  • امکان تشخیص تفاوتهای بین نسخ مختلف (Delta)
  •  
  • امکان تعیین دوره بایگانی فعال و راکد برای هر نوع پرونده
  • امکان انتقال پرونده ها از بایگانی فعال به راکد
  • امکان برگرداندن پرونده ها از بایگانی راکد به فعال
  • امکان تعریف انواع ارتباط
  • امکان ایجاد ارتباط یک طرفه/دوطرفه بین پرونده ها
  • امکان تعریف انواع پرونده و اجزای پرونده
  • امکان تعریف فراداده های دلخواه برای انواع پرونده و اجزای پرونده
  • مشخص کردن نوع، طول، الزامی بودن یا نبودن و .... برای فراداده های تعریف شده
  • ایجاد پرونده و اجزای پرونده بر اساس انواع تعریف شده
  • مقداردهی به فراداده ها بر اساس پرونده­های تعریف شده و اجزای آنها
  • امکان الصاق انواع ضمائم (در فرمت­های متفاوت) برای پرونده­ها و اجزای آنها از روی هارد دیسک و یا دریافت مستقیم از اسکنر
  • قابلیت ذخیره تنظیمات اسکنر
  • امکان تعیین سطوح دسترسی بر اساس انواع پرونده ، انواع اجزای پرونده و انواع فراداده­ها
  • ISDF: International Standard for Describing Functions
  • ISAD(G): General International Standard Archival Description
  • ISAAR: International Standard Archival Authority Record
  • ISO 14721: Open Archival Information System

نیاز به اطلاعات بیشتری دارید؟

به منظور آشنایی بیشتر با محیط و امکانات سامانه های راهبران میتوانید با ما تماس بگیرید، کاتالوگ محصولات را مطالعه نمایید یا در جلسه دمو شرکت فرمایید.

  دانلود کاتالوگ   فرم جلسه دمو