مدیریت یک تیم بزرگ از نیروهای ستادی در سازمان یک چالش بزرگ برای مدیران اجرایی محسوب می شود و بار مالی زیادی را به سازمان تحمیل می‌نماید. این امر به ویژه برای کسب و کارهای امروزی که می‌بایست بیشترین توان مالی خود را برای تحقیق و ‌‌توسعه صرف نمایند، نمود بیشتری دارد. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها از سامانه اتوماسیون اداری جهت مدیریت مکاتبات اداری خود بهره می‌برند و در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی می‌کنند. سامانه اتوماسیون اداری راهبران اطلاعات مورد نیاز مکاتبات سازمان را به صورت کاملاً الکترونیکی ایجاد، ویرایش و نگهداری می‌کند. با بهره گیری از این سامانه، اطلاعات به راحتی ایجاد و مکاتبات دستی به صورت مکانیزه انجام می‌شود که کاهش خطاهای انسانی را به دنبال خواهد داشت. بکارگیری این سامانه شما را قادر می‌سازد تا زمان و منابع سازمانی را روی امور مهمتری که نیازمند تفکر و تصمیم گیری است متمرکز کنید.

قابلیت های سامانه اتوماسیون اداری

  • کاهش بار کاری و افزایش توان مدیریت حجم کاری
  • نگهداری سوابق مکاتباتی به صورت الکترونیکی با دسترسی آسان
  • دقت و صحت بیشتر با به حداقل رساندن توقف، اشتباه و تکرار در مکاتبات سازمانی
  • کاهش هزینه های سازمان به دلیل صرفه جویی در نیروی انسانی، زمان و منابع سازمان
  • افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و کاهش ریسک از بین رفتن و نشت اطلاعات
  • حذف بخش قابل ملاحظه‌ای از مکاتبات کاغذی و فرایندهای دستی در سازمان
  • امکان پیگیری و شفافیت کاری در مکاتبات اداری
  • اعمال و کنترل سطوح دسترسی کارکنان بر روی اسناد کاری
  • معرفی سازمان ها و اشخاص طرف مکاتبه
  • پیکربندی شماره نامه ها و تعریف قالب های مختلف
  • پشتیبانی از امکان چند دبیرخانه و چند اندیکاتور.
  • قابلیت تعریف چارت سازمانی و پستهای سازمان.
  • قابلیت رزرو شماره نامه و استفاده انعطاف پذیر از آن
  • ثبت نامه های وارده، نامه های صادره و نامه های داخلی
  • اسکن نامه و الصاق ضمیمه الکترونیکی به نامه ها
  • امكان ثبت نامه‏هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
  • امكان ثبت نامه‏هاي بدون شماره مانند درخواست‏هاي شخصي يا نامه‏هاي ارباب‏رجوع و دسترسي سريع به اين نامه‏ها در آينده
  • امكان اسکن مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها
  • دسترسی به سیستم در هر زمان و در هر مکان با استفاده از کارتابل تحت وب
  • امکان مشاهده و ارجاع مکاتبات رسیده از طریق کارتابل تحت وب
  • امکان پیگیری مکاتبات ارجاع شده از طریق کارتابل تحت وب
  • امکان تعریف فولدرهای مختلف در کارتابل
  • امکان شخصی سازی کارتابل
  • امکان تهیه پیش نویس نامه های صادره
  • ارسال پیش نویس نامه ها به دبیرخانه جهت ثبت در دفتر اندیکاتور
  • مشاهده درخت ارجاع نامه ها
  • امکان استفاده از قلم نوری
  • امکان اتصال به اسکنر و اسکن مستقیم مستندات

نیاز به اطلاعات بیشتری دارید؟

به منظور آشنایی بیشتر با محیط و امکانات سامانه های راهبران میتوانید با ما تماس بگیرید، کاتالوگ محصولات را مطالعه نمایید یا در جلسه دمو شرکت فرمایید.

  دانلود کاتالوگ   فرم جلسه دمو